Função Controle

O controle organizacional representa uma forma de intervenção na realidade, por indivíduos ou grupos, a fim de ajustar e garantir seus interesses e os da organização. Ele ocorre em diferentes níveis, tornando uma constante em decorrência das suas várias formas e utilidades na gestão organizacional.

Por que o Controle é Necessário?

Acrescentar valor:
–Por meio do feedback os administradores podem agregar mais valor aos produtos e serviços ofertados pela empresa. O valor adicionado pode tomar a forma de qualidade acima da média, alcançada através de procedimentos de controle.

Unificar trabalhadores com formações e culturas diferentes:
–Os procedimentos de controle ajudam os administradores a concentrar esforços dos colaboradores independentemente de sua formação e cultura.
–Na linha de produção da Toyota, por exemplo, os colaboradores são também inspetores de qualidade.

Facilitar a delegação e o trabalho de equipe:
–A tendência para a administração participativa altera a natureza do processo de controle. No sistema autoritário o administrador especifica os padrões de desempenho e os métodos para alcança-los. No sistema participativo os administradores comunicam os padrões, mas deixam os colaboradores escolherem os métodos para a resolução de determinados problemas.

Departamentalização

A departamentalização representa a divisão do trabalho no sentido horizontal, ou seja, em sua variedade de tarefas --- a divisão do trabalho no sentido vertical refere-se aos níveis de autoridade. As atividades são agrupadas por sua similaridade e, desta forma, podem ser alocados recursos e pessoal necessários para o cumprimento dos objetivos definidos pela organização.

Objetivos:

Visa fortalecer o desempenho funcional, que deverá ocorrer por meio de procedimentos apropriados:

Agregação: colocar os especialistas numa mesma unidade de trabalho a fim de possibilitar a troca de experiências, o que resultará em ampliação do cabedal de conhecimento de cada um deles e conseqüentemente se traduzirá em maiores índices de produtividade e qualidade. Com propósitos semelhantes, sempre que possível, os equipamentos especiais devem ser colocados numa mesma área de trabalho.

Controle: as atividades devem ser agrupadas de forma que possam ser facilmente supervisionadas, possibilitando exercer um controle eficaz e eficiente, favorecendo a realização dos ajustes necessários antes do produto ser considerado acabado e chegar aos clientes.

Coordenação: a fim de se obter uma unidade de ação que será conseguida caso forem agrupadas atividades correlatas e de objetivos comuns em uma mesma unidade organizacional.

Enquadramento: as atividades devem ser agrupadas em unidades, de acordo com suas características, em consonância com cada “grupo estrutural básico”, o que evitará possíveis conflitos internos.

Processos: destacar para um primeiro plano as atividades mais relevantes que estão inseridas em um mesmo processo, buscando agrupá-las dentro de unidades cujos objetivos sejam comuns e que atendam a clientes determinados.

Principais tipos:

• Departamentalização Funcional, onde as unidades organizacionais são definidas com base na especialização e tarefas comuns aos diversos setores, como financeiro, engenharia, e produção;
  


• Departamentalização por Quantidade, quando há um número elevado de pessoas desempenhando determinada atividade, obrigando o estabelecimento de turnos de trabalho;
  


• Departamentalização Geográfica, utilizado em grandes empresas, onde a dispersão de atividades é importante para o atendimento de necessidades logísticas ou culturais;
  


• Departamentalização por Projeto, quando as atividades de uma empresa são voltadas integralmente para projetos específicos. Ex.: NASA e o projeto do Ônibus Espacial;
  


• Departamentalização por Produto, organizando-se em unidades independentes responsáveis por um grande produto ou uma linha de produtos;
  


• Departamentalização por Cliente, situação em que as unidades organizacionais são projetadas em torno de grupos de clientes e suas respectivas necessidades;
  


• Departamentalização por Processo, onde pessoas e recursos são alocadas de acordo com o fluxo de trabalho. Ex.: Refinaria de óleo.
  


• Departamentalização Matricial, caracterizada pela união da DepartamentalizaçãoFuncional, com a de Projetos ou Produtos;
  


• Departamentalização Mista, representada pelo uso de diversos tipos de Departamentalização de forma a aproveitar os modelos que melhor atendam as necessidades organizacionais.

Processo de Organização

O processo de organização passa por várias etapas que são:
- Verificação do ramo de atividade da empresa
- Verificação do negócio, da missão, da visão, dos valores, dos objetivos e das atividades estratégicas da empresa
- Verificação do ambiente em que atua a empresa: ambiente direto e indireto
- Verificação das atividades necessárias para o alcance dos objetivos e para o desenvolvimento das atividades estratégicas
- Compatibilizarão das atividades por suas similaridades
- Agrupamento das atividades e das tarefas pertinentes às atividades
- Verificação do tipo da natureza das atividades desenvolvidas: rotineira ou não rotineira
- Verificação do nível de qualificação dos participantes para o desenvolvimento das atividades
- Escolha preliminar do critério de departamentalização e/ou do desenho organizacional

E após todas estas tarefas devemos escolher qua o tipo de departamentalização que se encaixa melhor ao ramo que a empresa atua.
Esse assunto fica para próxima postagem... e não se esqueçam:
"A leitura é uma fonte inesgotável de prazer mas por incrível que pareça, a quase totalidade, não sente esta sede."

Carlos Drummond de Andrade

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