Função Controle

O controle organizacional representa uma forma de intervenção na realidade, por indivíduos ou grupos, a fim de ajustar e garantir seus interesses e os da organização. Ele ocorre em diferentes níveis, tornando uma constante em decorrência das suas várias formas e utilidades na gestão organizacional.

Por que o Controle é Necessário?

Acrescentar valor:
–Por meio do feedback os administradores podem agregar mais valor aos produtos e serviços ofertados pela empresa. O valor adicionado pode tomar a forma de qualidade acima da média, alcançada através de procedimentos de controle.

Unificar trabalhadores com formações e culturas diferentes:
–Os procedimentos de controle ajudam os administradores a concentrar esforços dos colaboradores independentemente de sua formação e cultura.
–Na linha de produção da Toyota, por exemplo, os colaboradores são também inspetores de qualidade.

Facilitar a delegação e o trabalho de equipe:
–A tendência para a administração participativa altera a natureza do processo de controle. No sistema autoritário o administrador especifica os padrões de desempenho e os métodos para alcança-los. No sistema participativo os administradores comunicam os padrões, mas deixam os colaboradores escolherem os métodos para a resolução de determinados problemas.

Departamentalização

A departamentalização representa a divisão do trabalho no sentido horizontal, ou seja, em sua variedade de tarefas --- a divisão do trabalho no sentido vertical refere-se aos níveis de autoridade. As atividades são agrupadas por sua similaridade e, desta forma, podem ser alocados recursos e pessoal necessários para o cumprimento dos objetivos definidos pela organização.

Objetivos:

Visa fortalecer o desempenho funcional, que deverá ocorrer por meio de procedimentos apropriados:

Agregação: colocar os especialistas numa mesma unidade de trabalho a fim de possibilitar a troca de experiências, o que resultará em ampliação do cabedal de conhecimento de cada um deles e conseqüentemente se traduzirá em maiores índices de produtividade e qualidade. Com propósitos semelhantes, sempre que possível, os equipamentos especiais devem ser colocados numa mesma área de trabalho.

Controle: as atividades devem ser agrupadas de forma que possam ser facilmente supervisionadas, possibilitando exercer um controle eficaz e eficiente, favorecendo a realização dos ajustes necessários antes do produto ser considerado acabado e chegar aos clientes.

Coordenação: a fim de se obter uma unidade de ação que será conseguida caso forem agrupadas atividades correlatas e de objetivos comuns em uma mesma unidade organizacional.

Enquadramento: as atividades devem ser agrupadas em unidades, de acordo com suas características, em consonância com cada “grupo estrutural básico”, o que evitará possíveis conflitos internos.

Processos: destacar para um primeiro plano as atividades mais relevantes que estão inseridas em um mesmo processo, buscando agrupá-las dentro de unidades cujos objetivos sejam comuns e que atendam a clientes determinados.

Principais tipos:

• Departamentalização Funcional, onde as unidades organizacionais são definidas com base na especialização e tarefas comuns aos diversos setores, como financeiro, engenharia, e produção;
  


• Departamentalização por Quantidade, quando há um número elevado de pessoas desempenhando determinada atividade, obrigando o estabelecimento de turnos de trabalho;
  


• Departamentalização Geográfica, utilizado em grandes empresas, onde a dispersão de atividades é importante para o atendimento de necessidades logísticas ou culturais;
  


• Departamentalização por Projeto, quando as atividades de uma empresa são voltadas integralmente para projetos específicos. Ex.: NASA e o projeto do Ônibus Espacial;
  


• Departamentalização por Produto, organizando-se em unidades independentes responsáveis por um grande produto ou uma linha de produtos;
  


• Departamentalização por Cliente, situação em que as unidades organizacionais são projetadas em torno de grupos de clientes e suas respectivas necessidades;
  


• Departamentalização por Processo, onde pessoas e recursos são alocadas de acordo com o fluxo de trabalho. Ex.: Refinaria de óleo.
  


• Departamentalização Matricial, caracterizada pela união da DepartamentalizaçãoFuncional, com a de Projetos ou Produtos;
  


• Departamentalização Mista, representada pelo uso de diversos tipos de Departamentalização de forma a aproveitar os modelos que melhor atendam as necessidades organizacionais.

Processo de Organização

O processo de organização passa por várias etapas que são:
- Verificação do ramo de atividade da empresa
- Verificação do negócio, da missão, da visão, dos valores, dos objetivos e das atividades estratégicas da empresa
- Verificação do ambiente em que atua a empresa: ambiente direto e indireto
- Verificação das atividades necessárias para o alcance dos objetivos e para o desenvolvimento das atividades estratégicas
- Compatibilizarão das atividades por suas similaridades
- Agrupamento das atividades e das tarefas pertinentes às atividades
- Verificação do tipo da natureza das atividades desenvolvidas: rotineira ou não rotineira
- Verificação do nível de qualificação dos participantes para o desenvolvimento das atividades
- Escolha preliminar do critério de departamentalização e/ou do desenho organizacional

E após todas estas tarefas devemos escolher qua o tipo de departamentalização que se encaixa melhor ao ramo que a empresa atua.
Esse assunto fica para próxima postagem... e não se esqueçam:
"A leitura é uma fonte inesgotável de prazer mas por incrível que pareça, a quase totalidade, não sente esta sede."

Carlos Drummond de Andrade

Voltem sempre! ;)

Organização

Em sentido geral organização é o modo como se organiza um sistema. É a forma escolhida para arranjar, dispor ou classificar objetos, documentos e informações.

Em Administração organização tem dois sentidos:

1. Grupo de indivíduos associados com um objetivo comum. Exemplo: empresas, associações, órgãos do governo, ou seja, qualquer entidade pública ou privada. As organizações são compostas de estrutura física, tecnológica e pessoas.
2. Modo como foi estruturado, dividido e sequenciado o trabalho.

Segundo Montana (2003, p. 170) organizar é o processo de reunir recursos físicos e humanos essenciais à consecução dos objetivos de uma empresa.

A estrutura de uma organização é representada através do seu organograma.

Segundo Maximiano (1992) uma organização é uma combinação de esforços individuais que tem por finalidade realizar propósitos coletivos. Por meio de uma organização torna-se possível perseguir e alcançar objetivos que seriam inatingíveis para uma pessoa. Uma grande empresa ou uma pequena oficina, um laboratório ou o corpo de bombeiros, um hospital ou uma escola são todos exemplos de organizações.

Uma organização é formada pela soma de pessoas, máquinas e outros equipamentos, recursos financeiros e outros.A organização então é o resultado da combinação de todos estes elementos orientados a um objetivo comum.

Organizar compreende atribuir responsabilidades às pessoas e atividades aos órgãos (unidades administrativas). A forma de organizar estes orgãos chama-se de departamentalização.

Do grego "organon", organização significa instrumento, utensílio. De acordo Bilhim (2006) "a organização é uma entidade social, conscientemente coordenada, gozando de fronteiras delimitadas que funcionam numa base relativamente contínua, tendo em vista a realização de objectivos comuns". Sobrevivência e crescimento (metas e objectivos) é o que a maioria ambiciona. Objectivos que exigem grupos de duas ou mais pessoas, que estabelecem entre eles relações de cooperação, acções formalmente coordenadas e funções diferenciadas, hierarquicamente hierárquica.


O Vídeo abaixo mostra claramente o poder que a organização tem, pois quando todos trabalham para atingir um objetivo em comum, com garra , perseverança e organização, tudo ocorre em perfeita sintonia :

Liderança baseada em Princípios

- Os líderes do futuro, devem basear suas vidas em príncipios pois o norte de suas vidas, família e trabalho dependem daquilo acreditam e acham correto.
Para um líder não basta apenas o poder de executar tarefas em tempo recorde, como Henry Ford acreditava que deveria ser, o papel do gestor não está ligado apenas a execução eficaz, mas sim ao poder de cativar e mostrar aos seus "colaboradores" que não basta apenas resultados e sim a satisfação.
- Com o avanço da ciência "Administração" é possível acreditar que hoje, os funcionários estão predispostos a aceitar chefes que se baseam em príncipios, pois as vantagens do novo lider se estendem para o todo da empresa, e o funcionário só tende a ganhar, no sentido de satisfação, bem-estar organizacional, bonificações etc.
- E baseando-se nas competências de liderança segundo Goleman,é que se formam novos lideres de sucesso, um líder deve-se manter em controle sempre, e não se irritar por coisas "bobas" que acontecem durante um dia de trabalho.
Também deve assumir erros e se auto avaliar, o auto controle é crucial para o sucesso de um gestor, pois no ambiente organizacional sempre surgem desafios e problemas a serem enfrentados.
Ser transparente também é importantíssimo, mostrar aquilo que pensa é essencial para que a empresa funcione corretamente, e junto a isso o líder deve ser empatico, ou seja, se colocar no lugar do seu funcionário, cliente, etc.
Os líderes do futuro e de hoje devem inspirar as pessoas, devem cativa-las e conquistá-las e nunca devem parar no tempo, a mudança é essencial em qualquer momento de sua vida junto ao trabalho que realizam.
- Se formos pensar em outra competência além das de Goleman, podemos pensar em "Inovação" e "Capacidade de Buscar" , os gestores do futuro são aqueles que buscam a diferança dos demais, não pensam apenas em alcançar sucesso profissional e financeiro, buscam também o RECONHECIMENTO, e novas OPORTUNIDADES.

História de um Líder Servidor...

O Líder Garçom: Uma Abordagem Da Liderança Servidora
Existem múltiplos conteúdos escritos sobre estilos de liderança e você já deve ter lido pelo menos um deles. Diversos escritores renomados ou não, se dedicaram e dedicam até hoje a pesquisar e escrever sobre liderança. Dentre os estilos de liderança estudados a liderança servidora se destaca pelos seus resultados eficazes.
O líder servidor “abre os olhos” de seus liderados. Ele tem o brilhantismo natural da paixão pela causa e contagiam os outros com sua coragem e entusiasmo.
A liderança servidora tem a essência de um garçom, que tem a missão de servir os clientes em restaurantes, festas, eventos e Buffet. O garçom dedica na arte de servir bem, busca a satisfação do cliente. O líder servidor tem a missão de servir seus colaboradores ou subordinados dentro da organização, ele conquista o direito de liderar o grupo naturalmente sem necessidades de conflitos, disputas ou pressões.
Muitos líderes são colocados nas organizações e são acobertados pela hierarquia e se colocam como superiores, impondo suas idéias, opiniões e pensamentos a seguidores, subordinados e dependentes. Neste modelo não existe comunicação ou diálogo, esta liderança não possui perfil ideal de um bom líder e acabam frustrando e “queimando” talentos. E para que isso não ocorra às pessoas podem desenvolver as características do líder servidor. Jesus Cristo considerado por milhões de pessoas o maior líder do mundo, pelo seu amor a humanidade, pelas suas atitudes, poder de influenciar, trabalho em equipe e principalmente o estilo de liderança servidora disse: “Quem quiser ser líder deve ser primeiro servidor. Se você quiser liderar, deve servir.”
O líder garçom se entrega inteiramente a uma causa e trabalha duramente para levar suas idéias ou mensagens em benefício do maior número de pessoas. Jesus confiou em doze homens (seus discípulos), e em três anos os conheceu, os ensinou e se humilhou. Cristo se fez como igual e após a sua partida, os discípulos continuaram a sua missão. Missão esta que permanece acesa até hoje no coração da humanidade.
Jack Welch destacou que “O mundo pertencerá a líderes resolutos e movidos pela emoção (...), a quem não apenas possui grandes reservas de energia, mas também for capaz de energizar seus liderados.”
O grande guru da administração, Peter Drucker, diz: "A única definição de líder é alguém que possui seguidores. Algumas pessoas são pensadoras. Outras, profetas. Os dois papéis são importantes e muito necessários. Mas, sem seguidores, não podem existir líderes."
O garçom serve sem olhar crença ou raça, sem observar se a pessoa tem ou não poder aquisitivo, ele deve encantar o consumidor com o seu bom atendimento, compromisso e dedicação. O garçom está muitas vezes em uma posição de humilhação, mas ele permanece firme em suas atividades, mesmo passando por adversidades, o seu cartão de visitas, o sorriso, permanece consigo. Você pode me indagar qual a relação do líder servidor com o profissional garçom? Acredito que sejam as características do garçom e da liderança servidora de bem servir, humilhar-se, dedicar-se, relacionar-se de igual para igual para sobreviver o dia-a-dia e alcançar êxito, sucesso e objetivos.

Tipos de Planejamento

Planejamento Estratégico:
Fixa a natureza da organização: missão, estratégias, objetivos.
Responsabilidade: direção geral(alta administração).
Importância:É importante, para definir os rumos da organização, através de metas e objetivos a serem alcançados.
Aplicação:Empresas, que com o passar dos anos crescem em tamanho, e com isso surgem um imenso leque de decisões e ações a serem tomadas para o alcance de objetivos.
Geralmente aplicado a organizações de médio ou grande porte e considerando períodos de tempo extensos. Sua intenção é estabelecer um direcionamento a ser seguido pela empresa, para alcançar a missão definida por ela – mas você também pode aplicar seus princípios à administração de seu dia-a-dia.


Planejamento Tático:
O Planejamento Tático tem por objetivo otimizar determinada área e não a organização como um todo, isto é, trabalho com decomposições dos objetivos, estratégias e políticas estabelecidas no Planejamento Estratégico.
Responsabilidade: executivos da diretoria e subordinados (nível médio).
Aplicação: É aplicado em níveis organizacionais inferiores, ou seja, é realizado no nível gerencial ou departamental, tendo como finalidade a utilização dos recursos deisponíveis para a consecução de objetivos previamente fixados.

Planejamento Operacional:
Objetiva otimizar as operações, elaboração de procedimentos, visando a realização dos planos estratégicos e táticos.
Responsabilidade: chefes de departamento(nível baixo.

Négocio

“Negócio é o espaço que a organização pretende ocupar
em relação às demandas ambientais. É a linha mestra
que a alta direção adota para orientar a ação e tornar
possível a contínua interação da organização com o
ambiente...”.

Visão

“A visão demonstra as expectativas e desejos
dos acionistas, conselheiros e membros da
alta administração da empresa. A visão pode
ser considerada como os limites que os
responsáveis pela empresa conseguem
enxergar dentro de um período.”
(Oliveira, 2001, p. 65)

Missão

“A missão de uma organização é uma declaração única que
representa sua identidade, estabelecendo seu propósito mais
amplo. É a razão de ser de uma organização e procura
determinar o seu negócio, por que ela existe, ou ainda em
que tipo de atividade deverá concentrar-se no futuro.”
(Furlan, 1997,p. 3)

Valores Organizacionais

“O conjunto de crenças, sentimentos e motivações básicas
que o indivíduo agrega ao longo da vida e que determinam
sua forma de agir e pensar. Esse conjunto é chamado também
de “filosofia de vida” e uma vez transposto pelos próprios
indivíduos para o contexto organizacional, passa a orientar o
comportamento coletivo de seus membros.”
(Tavares, 1991, p. 138)

E o mais importante antes de começar um planejamento: ^^

A importância do planejamento nas empresas

O planejamento é essencial para a eficácia de uma boa administração. Planejar significa traçar objetivos, escolher qual caminho será seguido para o melhor funcionamento de uma empresa. Não adianta querer abrir nosso próprio negócio se nosso objetivo não está claro, pois não será possível fazer planos para alcançá-lo, ou se sabemos apenas por onde começar, mas nem imaginamos os próximos passos da empresa.

O planejamento pode e deve ser mudado, afinal, o mundo está em constantes mudanças e nós temos obrigação de segui-lo, pois agindo de outra maneira, estaremos colocando nossa vida profissional em jogo. A maneira de atingir nossos objetivos vai se adequar a cada época, por isso é importante estar bem informado e fazer nosso planejamento caminhar junto à atualidade.

No Brasil, milhares de pequenas empresas fecham por ano e têm como uma das causas a falta de planejamento. Portanto, o conhecimento sobre Administração é indispensável, uma vez que conhecendo melhor sobre tal área, podemos definir de maneira mais apropriada quais os melhores recursos a serem usados, quais métodos vão ajudar no alcance do objetivo, quais os profissionais que fazem o perfil da empresa, quais tecnologias podemos usar e muitos outros.

Mais importante que abrir uma empresa é saber administra-la, e se o planejamento não está caminhando junto ao fim desejado é necessário que se faça uma análise profunda, traçando novos planos para esta caminhada. Planos esses que sejam adequados à época e à empresa, pois só conseguiremos uma carreira empresarial bem sucedida se soubermos planejar o que temos, em busca do nosso objetivo.
fonte:www.administradores.com.br

É Fato!!!
Planejamento Estratégico é tudo
by Marcelo Ward
Um velho vivia sozinho em Minnesota. Ele queria cavar seu jardim, mas era um trabalho muito pesado. Seu único filho, que normalmente o ajudava,estava na prisão.

O velho então escreveu a seguinte carta ao filho, reclamando de seu problema:
"Querido Filho, estou triste porque, ao que parece, não vou poder plantar meu jardim este ano.

Detesto não poder fazê-lo porque sua mãe sempre adorava a época do plantio depois do inverno. Mas eu estou velho demais para cavar a terra.

Se você estivesse aqui, eu não teria esse problema, mas sei que você não pode me ajudar com o jardim, pois está na prisão.

Com amor, Papai."

Pouco depois o pai recebeu o seguinte telegrama:
"PELO AMOR DE DEUS, papai,não escave o jardim! Foi lá que eu escondi os corpos".

As quatro da manhã do dia seguinte, uma dúzia de agentes do FBI e policiais apareceram e cavaram o jardim inteiro, sem encontrar nenhum corpo.

Confuso, o velho escreveu uma carta para o filho contando o que acontecera.Esta foi a resposta: "Pode plantar seu jardim agora, papai. Isso foi o máximo que eu pude fazer no momento."

ESTRATÉGIA É TUDO PARA UM GESTOR... E PARA PROFISSIONAIS COMPETENTES.

Nada como uma boa estratégia, para conseguir coisas que parecem impossíveis.

Assim, é importante repensar nas pequenas coisas que muitas vezes, nós mesmos colocamos como obstáculos em nossas carreiras, em nossas vidas, em nossos corações...

"Ter problemas na vida é inevitável, ser derrotado por eles é opcional."


Abaixo segue dois videos que mostra claramente o que é o planejar ^^ :





Fonte do segundo video: www.sosvendas.com.br